Firmowe archiwum to specjalne pomieszczenie, gdzie trzymane są wszystkie niezbędne dokumenty, zarówno te najnowsze, jak również te, które mają już swoje lata. Chęć ograniczenia powierzchni do archiwizacji, wprowadzenie cyfrowego obiegu dokumentów, rezygnacja z tradycyjnych papierowych dokumentów – to zdecydowanie przyszłość. Niemniej jednak dokumenty, który mamy w formie tradycyjnej trzeba poddać utylizacji. Jak to zrobić poprawnie oraz bezpiecznie?
Cyfryzacja w firmach to bardzo dobre i praktyczne rozwiązanie, którego zadaniem jest przede wszystkim pozbycie się firmowego archiwum, gdzie często znajdują się dokumenty o bardzo odległych datach. Oczywiście utylizacja dokumentów nie jest prostym zabiegiem, często firmowe archiwa, zwłaszcza w przypadku większych firm lub korporacji mogą osiągać ogromne rozmiary. Musimy więc najpierw wszystko bardzo dokładnie uporządkować, opisać, zeskanować, a dopiero potem przeznaczyć do zniszczenia. Niszczenie dokumentów – to proces, który najbezpieczniej powierzyć doświadczonym pracownikom, a także wyspecjalizowanym firmom. To gwarancja sukcesu.
Jak przygotować się do niszczenia dokumentów?
Jeżeli mamy już wszystkie dokumenty poskanowane, warto podjąć współpracę z doświadczoną firmą, jak https://medienpartner.pl/ – pierwszym krokiem, który powinna wykonać firma jest tu oczywiście wypożyczenie specjalnie zamykanych pojemników, do których będziemy wrzucać po kolei niepotrzebne dokumenty. Zamykane pojemniki są kluczowe, gdyż będziemy mieli pewność, że nikt dokumentów z firmy nie wyniesie.
Zobacz także: https://przegladsrodmiejski.pl/niszczenie-niepotrzebnych-dokumentow-nie-musi-byc-trudne-zobacz-jak-to-prawidlowo-robic/
Następnym krokiem jest odbiór pojemników z dokumentami przez doświadczonego pracownika firmy oraz ich transport (również odpowiednio przygotowanym samochodem do miejsca niszczenia). Nikt nie powinien otwierać pojemników do czasu, aż nie będzie dostępu do niszczarki. Samo urządzenie niszczące powinno być w odpowiedniej klasie, niszczyć w ten sposób, aby nie można było odczytać danych. Cały proces niszczenia powinien być udokumentowany (film, zdjęcia), a po skończeniu niszczenia wykonawca powinien wystawić również odpowiednie zaświadczenie.
Ochrona danych wrażliwych
Wybór doświadczonej firmy, która specjalizuje się w niszczeniu dokumentów to pewność, że wszystko będzie wykonane zgodnie ze wszystkimi standardami, dane wrażliwe naszych klientów oraz np. specyfikacje techniczne produktów-usług nie dostaną się w niepowołane ręce.